El uso de una metodología de gestión de proyectos implica la sistematización. Es decir, la organización de los pasos a través de los cuales se ejecutará un determinado proyecto.
Pero antes de una correcta gestión de proyectos sin una planificación adecuada, es difícil alcanzar los objetivos y cumplir los plazos. Es por eso que las metodologías de planificación proporcionan un marco para la planificación, ayudando a los gerentes de proyecto a organizar el trabajo, gestionar los recursos y controlar el progreso.
Metodologías de planificación
Las metodologías de planificación son un conjunto de pasos y herramientas que ayudan a definir los objetivos de un proyecto y las estrategias para alcanzarlos.
Las principales metodologías de planificación son:
- Planificación estratégica: Se enfoca en los objetivos a largo plazo de una organización.
- Planificación táctica: Se enfoca en los objetivos a mediano plazo de una organización.
- Planificación operativa: Se enfoca en los objetivos a corto plazo de una organización.
Recursos necesarios para la gestión de proyectos
Los recursos necesarios para la gestión de proyectos son los siguientes:
- Recursos humanos: El equipo de proyecto, que incluye al gerente de proyecto, los miembros del equipo y los asesores.
- Recursos financieros: Los fondos necesarios para cubrir los costos del proyecto.
- Recursos materiales: Los materiales y equipos necesarios para completar el proyecto.
- Recursos tecnológicos: Las herramientas y software necesarios para gestionar el proyecto.
Plan de proyecto
El plan de proyecto es un documento que describe los objetivos, el alcance, el cronograma, el presupuesto y los recursos necesarios para un proyecto.
El plan de proyecto debe ser aprobado por el cliente antes de que el proyecto comience.
Project Management Institute (PMI)
El Project Management Institute (PMI) es una organización profesional que ofrece certificaciones y recursos para la gestión de proyectos.
La certificación más conocida del PMI es la Certified Associate in Project Management (CAPM).
Fases de la gestión de proyectos
La gestión de proyectos se divide en las siguientes fases:
- Inicio: Se define el proyecto y se crea el plan de proyecto.
- Planificación: Se desarrolla el detalle del proyecto, incluyendo los cronogramas, presupuestos y recursos necesarios.
- Ejecución: Se lleva a cabo el trabajo del proyecto según el plan.
- Monitoreo y control: Se supervisa el progreso del proyecto y se realizan los ajustes necesarios.
- Cierre: Se finaliza el proyecto y se entregan los resultados al cliente.
Desarrollo de un proyecto
El desarrollo de un proyecto es la fase en la que se lleva a cabo el trabajo del proyecto.
Esta fase incluye las siguientes actividades:
- Elaboración del producto o servicio: Se crea el producto o servicio que se va a entregar al cliente.
- Pruebas: Se verifica que el producto o servicio cumple con los requisitos del cliente.
- Implementación: Se pone en marcha el producto o servicio.
Metodologías de gestión de proyectos
La metodología de gestión de proyectos es un conjunto de pasos y herramientas que ayudan a planificar, ejecutar y controlar un proyecto.
La dirección de proyectos es un proceso que requiere seguir una serie de pasos para alcanzar los objetivos del proyecto.
Ventajas de usar una metodología de gestión de proyectos
Las metodologías de gestión de proyectos ayudan a tomar decisiones objetivas, incluso en situaciones difíciles. Además, proporcionan un lenguaje común que facilita la comunicación entre los miembros del equipo. Esta metodología permite:
- Intercambiar personas, experiencias o mejores prácticas
- Mejorar la comunicación
- Estandarizar las actividades a realizar en las fases del ciclo de vida del proyecto, simplificando los procesos de gestión y reduciendo la burocracia
- Asegurar un proceso visible y controlado, repetitivo, eficiente y predecible
- Aportar herramientas que faciliten la toma de decisiones informadas
- Mejorar el rendimiento de los equipos humanos
- Motivar a las personas al comprobar que gran parte del éxito de los proyectos está en sus manos
Las 4 Metodologías para la gestión de proyectos que mejor funcionan.
Cascada (“Waterfall”)
Es el marco tradicional, el cual consiste en acordar inicialmente el objetivo del proyecto y planificar este de forma completa. Esta técnica divide el proyecto en partes que se completan una tras otra.
Los procesos (secuencias y solapados) en que se divide el proyecto según este método son:
- Inicio: definición del proyecto y aprobación.
- Planificación: desarrollo de los diferentes planes de gestión.
- Ejecución: realización de las tareas planificadas con el fin de completar entregas.
- Monitorización y control: se supervisan las tareas ejecutadas y se comparan con la planificación. Se aplican medidas de corrección si se detectan desviaciones.
- Cierre: Un proyecto se cierra en tres situaciones: cuando se cumple con los objetivos, cuando no es posible continuar, o cuando ya no es necesario.
La planificación en cascada permite al gestor de proyectos controlar en detalle cada fase. Sin embargo, esta metodología es inflexible si se producen cambios inesperados durante el proyecto.
Esta técnica es muy habitual en el ámbito del desarrollo industrial, construcción y software.
Cadena Crítica
Siguiendo el modelo en cascada, es una metodología de proyectos basada en la teoría de las restricciones (TOC), pensada para maximizar el avance del proyecto, teniendo en consideración que los proyectos están sometidos a incertidumbre y una serie de limitaciones.
Se basa en tres principios:
- Identificación de las restricciones que afectan al proyecto
- Dar prioridad a las tareas dentro de la cadena crítica
- Subordinar el resto de tareas a las indicadas en la cadena crítica
Se utiliza en la gestión multiproyecto vinculándolos unos a otros a través de la liberación de los recursos críticos.
Metodología Ágil o Agile
Scrum es una metodología de gestión de proyectos que se basa en la iteración y la entrega continua. El proyecto se divide en fases cortas, llamadas sprints, y al final de cada sprint se entrega un producto con una funcionalidad completa.
Estas fases se suceden hasta haber conseguido el total de las funcionalidades definidas para el producto. De forma esquemática, estas fases se componen de lo siguiente:
- Inicio: objetivos del sprint
- Desarrollo: seguimiento diario
- Cierre: se revisa el cumplimiento
Al final de cada sprint, se entrega un producto funcional que se puede usar. Esto permite ajustar los objetivos del proyecto según se van definiendo nuevos sprints, lo que aumenta la probabilidad de que el producto final cumpla con las necesidades del cliente.
Dentro de esta metodología de proyectos se encuentran:
1.- Scrum: es una metodología de gestión de proyectos que se basa en iteraciones cortas, llamadas sprints. En cada sprint, se planifican los objetivos, se trabaja en su consecución y se controla su cumplimiento. Si es necesario, se aplican cambios en función de las peticiones del cliente.
El Scrum se utiliza para trabajar en equipo en proyectos complejos que, debido a la elevada incertidumbre, pueden tener gran volumen de cambios de última hora. Los tres pilares en que se basa son: transparencia, inspección y adaptación.
2.- Kanban: busca aumentar la eficiencia al enfocar el trabajo del equipo en las tareas más relevantes para el proyecto. Comprende los conceptos Tarjetas Visuales y Working in Progress. Aunque se empezó aplicando en los procesos de fabricación industrial, hoy en día ha trascendido a la gestión de proyectos en otros sectores, incluido el desarrollo de software.
El objetivo es crear valor para el cliente sin generar gastos adicionales, por lo que se busca aumentar la eficiencia al enfocar el trabajo del equipo en las tareas más relevantes para el proyecto. Permite priorizar tareas pendientes de las que dependen otras etapas del proyecto y mejorar el flujo de trabajo global.
En la práctica, esto se realiza con tarjetas o notas adhesivas en una ‘pizarra Kanban’ o a través de herramientas de gestión de proyectos como Trello y aprovechando también su combinación con un diagrama de Gantt.
3.- XP-Extreme Manufacturing: se centra en potenciar las relaciones interpersonales como clave del éxito del desarrollo.
4.- Lean: se busca maximizar el valor del cliente y minimizar el desperdicio.
Metodología Híbrida
Esta metodología combina las mejores prácticas de las metodologías clásicas y el mundo ágil. En entornos de alta competencia, donde el tiempo apremia y es necesario estar en el mercado antes que la competencia, los tiempos de desarrollo tienen que ser muy cortos y flexibles.
La clave está en la mejora continua de los procesos, en la adaptación al cambio y la innovación, y la creación de ambientes dinámicos y colaborativos. En estos proyectos la metodología es una combinación de cascada y ágil de forma que el objetivo es tanto el producto como el cliente.
¿Cuál es la metodología de gestión de proyectos más adecuada?
La elección de la metodología de gestión de proyectos dependerá de varios factores, como el sector industrial, las circunstancias de la empresa, el nivel de madurez de la empresa en proyectos, la experiencia de los equipos y el tipo de producto, servicio o solución a desarrollar.
