En este artículo, exploramos qué es la gestión por procesos, sus principios clave y cómo implementarla paso a paso para maximizar el valor en tu organización.
La gestión por procesos, o BPM (Business Process Management), es una herramienta esencial para las empresas que buscan optimizar sus operaciones y adaptarse a los retos de la transformación digital. Este enfoque no solo mejora la eficiencia y la calidad, sino que también facilita la innovación y la capacidad de responder a las demandas del mercado actual.
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¿Qué es la gestión por procesos y por qué es importante?
La gestión por procesos o BPM es un enfoque que busca mejorar continuamente las actividades dentro de una empresa, centrándose en la identificación, documentación y optimización de los procesos que generan valor (1).
Este enfoque permite a las empresas ser más eficientes y adaptarse mejor a las necesidades de sus clientes, al considerar cada actividad como parte de un proceso interrelacionado que transforma insumos en productos o servicios.
La gestión por procesos es crucial para el éxito empresarial por las siguientes razones. En primer lugar, mejora la eficiencia, al identificar y eliminar cuellos de botella. Se optimizan las operaciones y se reducen los tiempos de entrega y costos.
Mediante la gestión por procesos, también se alcanza un aumento de la calidad. La estandarización y el control de calidad garantizan la consistencia de los productos y servicios ofrecidos.
La satisfacción de cliente también es crucial en la gestión por procesos. Al centrarse en las necesidades del cliente, se optimizan las actividades que generar valor, lo que mejora su experiencia.
Como resultado, hay un aumento de la innovación, en la medida en que se comprenden los procesos que permiten identificar oportunidades de mejoras y adaptaciones rápidas a los cambios del mercado.
Los principios de la gestión por procesos son fundamentales para su implementación efectiva. Estos se resumen en los siguientes puntos clave.
Orientación al cliente
La misión de la organización es crear valor para los clientes. Cada proceso debe estar diseñado para satisfacer sus necesidades.
Valor agregado para los empleados
Estos son considerados el mayor activo, ya que su participación activa en los procesos genera valor.
Mejora continua
La mejora de los procesos es esencial para aumentar el valor entregado. Esto implica revisar y optimizar constantemente.
Eficiencia organizacional
La eficiencia general de una empresa está directamente relacionada con la eficiencia de sus procesos individuales.
Transversalidad
Se promueve una estructura organizativa horizontal donde diferentes áreas colaboran en un mismo proceso, facilitando la comunicación y cooperación.
Estos principios ayudan a estructurar el trabajo dentro de una compañía y fomenta una cultura organizacional enfocada en la mejora continua y la satisfacción.
Estrategia Empresarial
La mejora continua se realizará priorizando las innovaciones de procesos teniendo en cuenta el impacto en el cumplimiento de objetivos estratégicos a corto, medio y largo plazo.
Beneficios de la gestión por procesos para tu empresa
La gestión por procesos ofrece múltiples beneficios para las empresas, independientemente de su tamaño o sector (2). A continuación, se detallan algunos de los principales beneficios que puede aportar este enfoque.
Eficiencia operativa
La gestión por procesos permite identificar y eliminar obstáculos, lo que resulta en una mayor eficiencia en las operaciones diarias. Esto optimiza el uso del tiempo y los recursos, reduciendo costos operativos.
Mejora de la calidad
Al estandarizar los procesos y establecer controles de calidad, las empresas pueden garantizar la consistencia y fiabilidad en la entrega de productos y servicios.
Satisfacción del cliente
Un enfoque centrado en los procesos permite a las empresas adaptarse mejor a los requerimientos de los clientes. Estos valoran la rapidez y precisión en la entrega, lo que fomenta su lealtad y recomendación.
Visibilidad integral
La gestión por procesos proporciona una visión clara de cómo funcionan todas las áreas de la empresa.
Adaptabilidad al cambio
La capacidad de adaptarse es crucial. La gestión por procesos facilita esta adaptabilidad al permitir ajustes ágiles en los procedimientos existentes.
Fomento de la innovación
Comprender profundamente los procesos internos permite a las empresas identificar oportunidades para innovar y mejorar continuamente sus operaciones, lo que es esencial para mantenerse competitivo.
Trabajo colaborativo
La gestión por procesos promueve una cultura organizacional más colaborativa, donde los empleados conocen su rol dentro del proceso general y trabajan hacia objetivos comunes.
Adoptar un enfoque de gestión por procesos no solo mejora la eficiencia y reduce costos, sino que también fortalece la satisfacción del cliente y fomenta un entorno laboral donde priman la colaboración y la comunicación efectiva.
Cómo implementar la gestión por procesos paso a paso
Implementar la gestión por procesos en una empresa puede ser un proceso transformador que mejora la eficiencia y la calidad (3). Aquí se presentan cuatro pasos clave para llevar a cabo esta implementación, junto con algunas herramientas útiles para este fin.
Identificación del proceso
Comienza por identificar los procesos que necesitan ser mejorados o documentados dentro de la compañía. Esto implica entender cómo funcionan actualmente y cuál es su impacto en los resultados de la empresa.
Análisis del estado actual
Realiza un análisis detallado del proceso actual, documentando cada paso y recogiendo información sobre ineficiencias. Este análisis debe incluir la recopilación de retroalimentación de los empleados involucrados en el proceso para identificar áreas de mejora.
Diseño del nuevo proceso
Con base en el análisis previo, diseña un nuevo proceso que aborde las ineficiencias identificadas.
Implementación y monitoreo
Lleva a cabo la implementación del nuevo proceso, asegurando que todos los involucrados estén capacitados y alineados con los objetivos del cambio.
Uso de herramientas de gestión por procesos
Dentro de las herramientas para la gestión por procesos, encontramos estas.
Software Business Process Analysis (BPA)
Son herramientas de visualización y documentación de procesos de manera gráfica. Herramientas de modelado y análisis de procesos usando el estándar ISO BPMN (Business Process Model & Notation)
Software Business Process Management System (BPMS)
Se trata de software que ayuda a gestionar tareas y responsabilidades dentro del nuevo proceso. Motor de workflow para la orquestación y ejecución de procesos de negocio
Software Robotic Process Automation (RPA)
Herramienta para la automatización de tareas repetitivas
Software de Minería de Procesos
Herramienta de Process Mining para la identificación de la ejecución real de los procesos, facilitando la mejora continua.
Errores comunes al aplicar la gestión por procesos y cómo evitarlos
Al implementar la gestión por procesos, las empresas pueden enfrentar varios errores comunes que pueden obstaculizar su efectividad. Vamos a explorarlos.
Falta de claridad y concisión de la documentación
La documentación de los procesos suele ser extensa y compleja, lo que genera confusión entre los empleados. Usar un lenguaje simple y directo, dividiendo el proceso en pasos claros, ayuda a solucionar esta situación. Además, incorporar ayudas visuales como diagramas de flujo puede facilitar la comprensión y seguimiento del proceso.
Resistencia al cambio
Los empleados pueden mostrar resistencia a adoptar nuevos procesos debido a la falta de comprensión de sus beneficios. Una solución es involucrar a los empleados en el proceso de cambio, permitiéndoles visualizar cómo las nuevas prácticas mejorarán su trabajo. La comunicación abierta sobre los beneficios del cambio es igualmente crucial.
Falta de estandarización
La documentación de procesos puede variar entre departamentos, lo que lleva a inconsistencias y confusión operativa. Establecer un formato y una plantilla estandarizados para la documentación de procesos es una alternativa para solucionar este problema. Esto asegura consistencia y facilita la comprensión del proceso entre todos los empleados.
Referencias
(1) En qué consiste la gestión por procesos y cuál es su importancia. (2023). UNIR. https://www.unir.net/revista/empresa/gestion-por-procesos/
(2) 7 beneficios clave de la Gestión de Procesos de Negocio (BPM). (2024) Decode – A Publication by Zoho Creator. https://www.zoho.com/es-xl/creator/decode/7-beneficios-clave-de-la-Gesti%C3%B3n-de-Procesos-de-Negocio
(3) ¿Qué es la gestión por procesos y cómo implementarla? (s/f). Concur.co. Recuperado el 27 de enero de 2025, de https://www.concur.co/blog/article/que-es-la-gestion-de-gastos-y.como-implementarla
(4) 5 errores comunes en la gestión de procesos y cómo el Mapeo de la Cadena de Valor (VSM) puede solucionarlos. (2024. Optimizan – La eficacia con sentido común. https://optimizan.com/5-errores-comunes-en-la-gestion-de-procesos-y-como-el-mapeo-de-la-cadena-de-valor-vsm-puede-solucionarlos/
