La auditoría interna de calidad: objetivos y procedimiento

Con la globalización, las empresas se han visto obligadas a mantener un control efectivo de sus operaciones para ofrecer a sus clientes excelencia. En ese sentido es fundamental que de manera periódica se realice una inspección a fin de verificar el correcto funcionamiento de una compañía, es decir: una auditoría interna de calidad.

A través de esta evaluación independiente y objetiva se puede agregar valor y mejorar las operaciones contables, financieras y administrativas de una organización, así como ayudarle a cumplir sus objetivos a través de mejora de sus procesos.

¿En qué consiste una auditoría interna de calidad?

Las auditorías internas son exámenes metódicos que se realizan para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen todas las disposiciones que se han establecido de forma previa. Básicamente, con estos procedimientos se busca detectar posibles fallos en la eficacia de las actuaciones de una empresa. Una vez localizados, deben proponerse acciones para subsanarlos y cumplir así sus objetivos de calidad.

Dado que analizar los procesos de administración, finanzas, contabilidad y operaciones incrementa la confiabilidad de las empresas y les ayuda a optimizar los costes o el uso de recursos, cada vez es más demandada la figura del auditor, un profesional altamente capacitado para realizar esta valoración de manera objetiva.

En Colombia, generalmente las auditorías internas de calidad de las organizaciones públicas y privadas –independientemente de su tamaño o actividad empresarial– se realizan bajo la norma de la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) 9001, ya que está diseñada para la mejora de la calidad de los productos y servicios y obtener la máxima satisfacción del cliente.

¿Cuál es el objetivo de las auditorías internas de calidad?

El designio principal de este tipo de análisis es verificar el funcionamiento adecuado de una compañía, pero también tiene otros propósitos como:

• Optimizar los procesos en las áreas administrativa, financiera y contable.
• Proteger financieramente a las empresas.
• Favorecer la circulación de información relevante para las organizaciones.
• Supervisar y controlar el rendimiento de la plantilla laboral.
• Evaluar la economía a través de los recursos utilizados.
• Velar por el cumplimiento de los requisitos que contempla la normativa aplicable.
• Evaluar la idoneidad o la no conformidad del sistema de gestión de calidad.
• Identificar oportunidades de mejora.
• Determinar la eficacia del sistema de gestión de calidad vigente para la consecución de los objetivos establecidos de forma previa.
• Ofrecer confianza a los clientes: disponer de herramientas de autoevaluación mejora los parámetros de calidad en los productos, servicios o procesos.

Derivado de lo anterior, estos procedimientos se han convertido en un instrumento imprescindible en las empresas. El conocimiento de la adecuación del sistema de gestión de calidad vigente y sus posibles desviaciones sirven para detectar carencias de las que no se tenía constancia y optimizan los costes o el uso de recursos.

Procedimiento y fases de una auditoría interna

La realización de una auditoría interna de calidad es una tarea complicada que implica diferentes fases:

• Preparación

En esta etapa se lleva a cabo un estudio general de la organización, que será analizada para tener una mejor comprensión de cómo funcionan los procesos y cuáles son los objetivos de la entidad.

Aquí se tiene en cuenta el marco jurídico en el que está envuelta la empresa, su regulación interna, la estructura organizacional y el procedimiento mandatorio de auditoría interna de calidad.

• Planeación

A lo largo de esta fase se toman los datos recopilados y se crea un plan de auditoría que debe ser acordado con el cliente y contener la siguiente información:

• • Objetivos, alcance y criterios de la valoración.
  • Unidades y áreas que serán auditadas.
  • Personas encargadas de la calidad de los procesos.
  • Aspectos prioritarios.
  • Tiempo y duración de las inspecciones.
  • Cronograma de reuniones.
  • Requerimientos confidenciales.
  • Estructura.

• Ejecución

Esta parte se inicia con una reunión de apertura en la que se presentan los miembros del equipo, se revisa el plan, se plantean las metodologías y los procedimientos que se van a utilizar, se definen los recursos que se necesitan y se consideran los procedimientos de seguridad y emergencia.

Posteriormente, el equipo auditor recopila y analiza la información recolectada y se valora si los criterios del plan se están cumpliendo cabalmente.

Los conceptos que se verificarán en una auditoría interna son:

• • Que los procedimientos se encuentren en su lugar de aplicación y sean adecuados.
  • Que el personal esté debidamente capacitado.
  • Que lo llevado a cabo se corresponde con lo documentado.

Una vez que se reúne toda la evidencia, los auditores se citan con la gerencia y los responsables de las funciones auditadas. Aquí es cuando se presentan los resultados preliminares, resuelven los desacuerdos y plantean las conclusiones.

• Preparación y distribución del informe de la auditoría

Este documento debe contener la información predeterminada en el plan inicial, como los datos del cliente, los objetivos, el alcance, los criterios acordados, los tiempos, la identificación del equipo, el resumen del proceso, las conclusiones y la declaración de confidencialidad.

Cuando ya esté preparado y aprobado, es necesario enviar copias al encargado de calidad de la empresa, la junta directiva y los responsables de las áreas correspondientes.

• Seguimiento de las acciones

En caso de no haber conformidad con el informe final, se proponen las tareas correctivas a emprender, las cuales tendrán que ser solventadas en un tiempo estipulado.

Formación necesaria para ejercer de auditor interno de calidad

Para llevar a cabo todo el procedimiento anteriormente descrito se requiere contar con conocimientos en procesos, calidad, administración, finanzas y contabilidad, por lo que estudiar una Maestría en Sistemas Integrados de Gestión es el camino correcto para convertirse en auditor interno.

Para formarse en este ámbito es importante seleccionar una institución educativa de prestigio, como UNIR en Colombia, la cual ofrece la posibilidad de certificarse de manera paralela como auditor en Sistemas de Gestión de la Calidad ISO 9001, además de en Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo ISO 45001, Sistemas de Gestión Ambiental ISO 14001 y Sistemas de Gestión de la Responsabilidad Social Corporativa SGE21.

La auditoría interna es una labor de la que no pueden prescindir las organizaciones, en función de los beneficios que puede aportar a los administradores, por lo que los expertos en este campo forman parte del futuro del mundo empresarial.