Los sistemas integrados de gestión están diseñados para manejar múltiples aspectos de las operaciones de una empresa y con su implantación se busca eliminar redundancias y mejorar la eficiencia.
En un mundo globalizado y cada vez más competitivo, las empresas deben adaptarse para ser más eficaces y eficientes. Esto significa apostar por la innovación y la unificación de los procesos a través de la implementación de sistemas integrados de gestión (SIG) que sirvan de guía para las empresas.
La actividad productiva de las compañías está compuesta por diferentes procesos y operaciones. Para mejorarlos e incrementar la competitividad, lo idóneo es implementar un sistema unificado como el mencionado que permita reducir esfuerzo, tiempo y costos.
¿Quieres saber cómo implementar sig para tu empresa?
En Colombia no solamente las empresas recurren a los sistemas integrados de gestión. Dependencias como el Ministerio de Educación, el Departamento Nacional de Planeación o el Departamento Administrativo de la Función Pública han optado por este camino para optimizar sus procesos.
¿Cuál es la importancia de los sistemas integrados de gestión?
Los sistemas integrados de gestión están diseñados para manejar múltiples aspectos de las operaciones de una organización –como calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo– en un modelo único de dirección.
La mayoría de las compañías ya cuentan con sistemas –tanto formales como informales– para tratar los temas referidos. Sin embargo, al hacerlo por separado se están duplicando los procesos y creando trabajo extra para los trabajadores.
La seguridad, la gestión medioambiental y el control de la calidad tienen muchos puntos en común y trabajan hacia el objetivo final de hacer una compañía más eficaz y eficiente. Por ello, es recomendable contar con un sistema integrado de gestión que fusione los sistemas formales existentes y sirva para aplicar mejores prácticas específicas en toda la organización.
Esta unificación de los sistemas puede realizarse de forma parcial, incorporando dos o más de los sistemas de gestión, o hacerse en su totalidad para un funcionamiento óptimo. Eso sí, pensar que un sistema de gestión integrada es una solución correctiva es un grave error, ya que en realidad genera procesos y medidas para prevenir o minimizar los problemas o riesgos que suceden habitualmente en el ejercicio de la actividad.
Estructura de un sistema de gestión
La estructura más clásica que se puede encontrar de un SIG para empresas tiene forma de árbol. Esta comienza con un tronco principal que va a ser la base del propio sistema y de él saldrán ramas que representarán las áreas más importantes, como la gestión de calidad, la gestión de la seguridad y salud de los trabajadores y gestión del medio ambiente.
Además, debe incluir:
- Política de gestión integrada
- Organización
- Planificación
- Sistema de gestión integrada
- Capacitación y cualificación
- Documentación del sistema y control
- Implantación
- Evaluación y control del sistema integrado
- Mejora del sistema
- Comunicación
Beneficios de contar con un sistema integrado de gestión
Para asegurar el éxito de las empresas en un universo tan competitivo como el actual es necesario que cuenten con herramientas destinadas a la mejora, como son los sistemas integrados de gestión, que además traen importantes beneficios como:
- Simplificar y reducir las operaciones dentro de un organismo, para así evitar la duplicación de esfuerzos.
- Conocer de forma integral los avances conseguidos por la compañía en materia de calidad, medio ambiente y responsabilidad social.
- Aumentar la participación de la plantilla laboral. Los trabajadores se sienten más implicados en el proyecto empresarial.
- Aprovechamiento más eficiente del tiempo, haciendo un uso más eficiente de los recursos para implementar y administrar sistemas.
- Reducir la fatiga provocada por las auditorías.
- Disminución de la carga de trabajo debido a la simplificación y unificación de las tareas, así como a que existe una menor documentación.
- Bajada de costes, motivada por la agrupación de tareas, el aumento de la eficiencia del trabajo, el descenso de las auditorías, y el aprovechamiento de los recursos comunes.
- Cumplir con los estándares establecidos por normas internacionales.
- Aumento de la confianza entre clientes y proveedores, debido a que el trabajo realizado se registra documentalmente y se puede justificar ante terceros.
- Mejora de la imagen de la empresa.
- Incremento de la competitividad, derivado del conocimiento global de elementos estratégicos, la facilidad de seguimiento y la mejora de todos ellos.
¿Cómo se implementan los SIG en una organización?
Para llevar a cabo un proyecto de integración de sistemas, es importante seguir los siguientes pasos:
Identificación
El punto de partida es determinar los sistemas de gestión ya establecidos, así como los métodos empleados y la asignación de responsabilidades. Si no se cuenta con un sistema implantado, es posible empezar por el siguiente paso. Además, habrá que definir claramente cuáles serán los objetivos del nuevo SIG.
Coordinación
Escoger quién será el coordinador o responsable del proyecto de integración que, a su vez, puede ser el responsable de los sistemas de gestión. En algunos casos es necesario crear un equipo con los responsables de los diferentes departamentos, procesos o sistemas. Ocurre, por ejemplo, en el caso de grandes empresas.
Planificación
En esta fase se fija un cronograma para que queden registrados por escrito los tiempos estimados, acciones a realizar, procesos implicados, responsables de los mismos… Es importante determinar cómo se realizará la transición desde los sistemas ya existentes al nuevo.
Comunicación
A todo el personal de la empresa a la que afecten los cambios previstos, así como los plazos, documentos, cómo será la nueva estructura y las funciones que asumirá cada uno. En este sentido, habrá que ofrecerles la formación adecuada.
De igual manera, también se deben de tener en cuenta los distinto distintos niveles de integración que existen:
- Organizativa. Un solo responsable asume el manejo de varios sistemas de gestión.
- Metodológica. Distintas personas mantienen sus competencias pero siguen una misma línea metodológica al manejar los sistemas de gestión.
- Total. Afecta a los procesos esenciales de la organización y se gestiona por un único responsable.
Es importante señalar que cada día más empresas colombianas han decidido contar con SIG, por ello necesitan dentro de su plantilla laboral expertos en la materia, que cuenten con una Maestría en Sistemas Integrados de Gestión.
Sin embargo, para formarse se requiere seleccionar una institución educativa reconocida, como UNIR en Colombia, la cual además ofrece –cumpliendo condiciones especiales–, la posibilidad de certificarse como auditor interno de TÜV Rheinland en las normativas ISO 45001, ISO 9001, ISO 14001, y SGE21, complementando la formación profesional de sus estudiantes.
Mantener el buen funcionamiento de un sistema integrado de gestión a lo largo del tiempo implica que el responsable de implementarlo sea un experto ampliamente calificado, con una mentalidad de mejora continua.
